Isu Masalah: Apabila Kakitangan Sekolah Tidak ‘Eskalasi’ Masalah

Dalam konteks penghijrahan pendidikan, terutamanya di sekolah antarabangsa Malaysia, satu masalah serius yang sering dihadapi keluarga Jepun ialah “kakitangan sekolah tidak melaporkan masalah kepada pihak atasan dan menangguhkan keputusan.” Ini bukan masalah kelemahan individu, tetapi risiko yang timbul daripada salah faham tentang hierarki organisasi dan penempatan kakitangan. Artikel ini menerangkan intipati masalah ini dan langkah praktikal yang berkesan untuk menanganinya.

Premis Asas: ‘Kakitangan’ dan ‘Guru/Pengurusan’ Berada di Lapisan Berbeza

Di sekolah Jepun, terdapat budaya di mana kakitangan pentadbiran, guru kelas, penolong kanan dan pengetua bekerjasama, dan keputusan dinaikkan secara organisasi. Namun, premis ini tidak terpakai di sekolah antarabangsa luar negara. Struktur organisasinya berbeza secara asasnya.

Struktur Sumber Manusia Sebenar

Di kebanyakan sekolah antarabangsa, guru, pengetua dan pengurusan kanan adalah profesional yang agak elit. Sebaliknya, kakitangan kemasukan, pentadbiran dan sokongan kebanyakannya diambil bekerja secara tempatan, dan tidak semestinya mempunyai keupayaan membuat keputusan yang tinggi atau kefahaman organisasi yang mendalam. Ini bukan diskriminasi, tetapi realiti yang berpunca daripada struktur pasaran buruh tempatan.

Namun Begitu, Mengapa Kakitangan Sekolah Salah Anggap “Saya Penting”?

Inilah titik yang paling sukar difahami oleh keluarga Jepun.

Mengapa Kakitangan Berfikir Mereka “Berada di Pihak yang Berkuasa”?

Faktor-faktor berikut bertindih, menyebabkan kes di mana kakitangan tersilap anggap mereka berada dalam kedudukan “membuat keputusan” melebihi kuasa sebenar mereka kerap berlaku.

• Mereka tergolong dalam organisasi berwibawa iaitu sekolah
• Ibu bapa asing bersikap rendah diri
• Mereka mempunyai kelebihan dalam bahasa Inggeris dan aspek sistem
• Mereka berurusan dengan ibu bapa secara harian

Keupayaan Individu dan “Kepentingan” Tugas yang Dijalankan Tidak Seimbang

Inilah teras masalah ini. Tugas yang dijalankan oleh kakitangan termasuk penyesuaian tarikh kemasukan, penyusunan kelas, pertimbangan sokongan khas, penjelasan mengenai prestasi, dokumen berkaitan visa, dan lain-lain – iaitu keputusan penting yang memberi kesan langsung kepada pendidikan dan perancangan hidup anak. Namun, terdapat individu yang menghentikan keputusan penting dalam keadaan kefahaman sistem yang cetek, membuat keputusan berdasarkan precedent sahaja, dan tidak memahami skop yang boleh mereka putuskan sendiri.

Mengapa Mereka “Tidak Eskalasi”?

Sebab ①: Takut Kebodohan Sendiri Terdedah

Mengesahkan dengan pihak atasan bermakna mengakui “tidak tahu” atau “tidak boleh membuat keputusan.” Oleh itu, mereka cenderung untuk mengambil tindakan seperti mengulur masa dengan jawapan kabur atau berpura-pura membuat keputusan di tempat.

Sebab ②: Jika Masalah Dinaikkan kepada Atasan, Ia Menjadi Tanggungjawab Mereka

Bagi kebanyakan kakitangan sekolah, mengeskalasi masalah cenderung dilihat sebagai tindakan yang menunjukkan “pengurusan mereka yang tidak sempurna.” Akibatnya, timbul tindakan mengelak tanggungjawab seperti menjadikan masalah seolah-olah tidak wujud atau mengendalikannya sebagai masalah pihak ibu bapa.

Sebab ③: “Keluarga Asing Akhirnya Akan Mengalah”

Melihat halangan bahasa, kekurangan kefahaman sistem, dan psikologi keluarga Jepun yang ingin mengelak pertikaian, terdapat kes di mana mereka belajar bahawa “jika tidak tegas, lambat-laun mereka akan berputus asa.”

Corak Perkembangan Masalah Konkrit yang Biasa

1. Masalah timbul.
2. Apabila berunding dengan kakitangan pentadbiran, jawapan yang diterima ialah “Saya akan sahkan” atau “Mari kita lihat dulu.”
3. Beberapa minggu berlalu tanpa perkembangan. Tanya semula tetapi perbualan berulang.
4. Tanpa disedari, penggal atau tahun persekolahan berlanjutan, masalah semakin teruk tetapi tidak diendahkan sebagai “masalah rasmi” oleh pihak sekolah.

“Tindak Balas Terburuk” yang Sering Dilakukan Keluarga Jepun

Terus menunggu dengan sabar, terus berunding dengan kakitangan yang sama sahaja, dan berfikir bahawa bersikap tegas adalah biadap – ini adalah nilai murni di Jepun, tetapi di sekolah antarabangsa luar negara, ia ditafsir sebagai “tiada masalah” dan memburukkan keadaan.

Tindakan Praktikal yang Sepatutnya Diambil (Reka Bentuk)

① Sahkan “Siapa Pembuat Keputusan Akhir” Dari Awal

Sahkan “siapa pembuat keputusan (decision maker) untuk perkara ini – pengetua, ketua sekolah, atau pengarah akademik?” Langkah pertama ialah mempunyai premis bahawa kakitangan bukanlah pembuat keputusan.

② Libatkan Pihak Atasan Awal dengan “Dokumen Bertulis + CC”

Masukkan pengurusan seperti pengetua, ketua sekolah, pengetua (principal) ke dalam CC e-mel dari peringkat awal. Ini bukan serangan, tetapi tindakan asas untuk memastikan masalah ditangani oleh “organisasi” dan bukan secara peribadi.

③ Sampaikan dengan Jelas Bahawa Anda “Meminta Keputusan”

Nyatakan dan sampaikan bahawa ini bukan sekadar perkongsian maklumat atau perbincangan, tetapi “kes yang memerlukan keputusan.”

④ Jangan Bergantung pada Satu Kakitangan Sahaja

Peperangan atau pertukaran kakitangan adalah perkara biasa. Adalah penting untuk tidak bergantung pada individu, tetapi mempunyai sikap berurusan dengan “organisasi.”

Persamaan Keluarga yang Berjaya

• Tidak terlalu percaya pada kakitangan
• Mempunyai hubungan awal dengan guru/pengurusan
• Meninggalkan dokumen dan rekod bertulis
• Mengeskalasi lebih awal
• Tidak bertindak secara emosi

Ringkasnya, mereka telah mereka bentuk cara untuk menyampaikan perkara kepada “orang yang boleh bertanggungjawab” dan bukannya “orang di tempat kejadian.”

Kesimpulan:

Kakitangan Sekolah Adalah “Tempat Rujukan” Bukan “Pembuat Keputusan”

Intipati masalah kakitangan sekolah yang tidak mengeskalasi masalah bukanlah kerenah individu atau niat jahat, tetapi ketidaksesuaian antara reka bentuk organisasi dan penempatan sumber manusia. Kakitangan tidak boleh membuat keputusan, tetapi berkelakuan seolah-olah mereka membuat keputusan, dan akibatnya masalah menjadi stagnan. Selagi struktur ini tidak difahami, anda akan mengalami masalah yang sama berulang kali.

Dalam penghijrahan pendidikan/ke luar negara, yang penting ialah mengenal pasti “siapa yang boleh membuat keputusan” dan bukannya “dengan siapa untuk bercakap,” dan mereka bentuk cara untuk menyampaikan perkara kepada hierarki yang betul (pengetua atau pengurusan) lebih awal. Inilah strategi yang paling praktikal dan berkesan untuk mengelakkan masalah sekolah yang mungkin berlaku di sekolah antarabangsa di Pulau Pinang atau KL daripada menjadi parah.